Checklist LGPD para o consultório de psicologia solo

Quando você decide o que anotar de uma sessão, onde guardar essa anotação e por quanto tempo mantê-la, você é a controladora dos dados do seu paciente, não uma simples usuária de um aplicativo. Isso vale mesmo que o registro esteja num sistema de terceiro: o software é, na maioria dos casos, o operador, e a responsabilidade final sobre o que acontece com aquele dado continua sendo sua. Este checklist existe para transformar essa responsabilidade em rotina concreta, sem juridiquês: seis áreas, cada item uma pergunta de sim ou não sobre o seu consultório hoje.

1. Dados que você coleta

Você trata a anotação de sessão, o diagnóstico presuntivo e o histórico clínico como dado sensível, não como um cadastro comum? O artigo 5º, inciso II da LGPD classifica dado sobre saúde como dado pessoal sensível, categoria com regras mais rígidas de tratamento.
Você registra o que é clinicamente relevante, não uma transcrição integral da sessão? Nome de parceiro, filho ou colega de trabalho do paciente só entra no registro quando tem relevância clínica direta para o caso. Menos dado guardado é menos risco em caso de vazamento.
Você sabe, sem precisar pensar muito, onde cada categoria de dado do paciente vive hoje (agenda, prontuário, cobrança, WhatsApp)? Sem esse mapa básico não dá para avaliar risco nem responder a um pedido de acesso do paciente.

2. Consentimento e base legal

O paciente sabe, por uma linha no contrato terapêutico ou na anamnese, que os dados dele ficam registrados, se são compartilhados com convênio e por quanto tempo permanecem guardados? A base legal para o registro clínico já vem do artigo 11 da LGPD (tutela da saúde, tratamento por profissional de saúde), sem exigir consentimento separado. Isso não dispensa, porém, o dever de transparência.
Se você usa alguma ferramenta com apoio de inteligência artificial para redigir ou resumir uma anotação clínica, isso está descrito no contrato de prestação de serviço? A Resolução CFP nº 09/2024 (Art. 7º) passou a exigir que o contrato liste explicitamente os recursos tecnológicos utilizados, entre eles qualquer recurso de IA, e as especificidades deles.
Você parou de procurar um cadastro no e-Psi para atender por vídeo? A exigência de cadastro prévio foi revogada pela Resolução CFP nº 09/2024, que também deixou de tratar o atendimento por tecnologia como algo provisório. Não existe mais essa etapa nem um substituto criado no lugar.

3. Armazenamento e acesso

A ferramenta ou pasta onde você guarda prontuários tem senha própria, não compartilhada com mais ninguém, e autenticação em duas etapas quando disponível? É o controle mais barato e o que mais reduz a chance de um incidente por senha roubada ou reaproveitada.
Você sabe onde o fornecedor da ferramenta que usa armazena os dados fisicamente e se existe algum compartilhamento por padrão que você não configurou? Você continua sendo a controladora mesmo usando o software de outra empresa: a responsabilidade não terceiriza junto com a tarefa.
Existe backup do seu prontuário que você controla, e é possível exportar seus próprios dados se decidir trocar de ferramenta? Depender só do fornecedor para recuperar ou levar seu histórico é um risco desnecessário.
Se atende em consultório compartilhado ou coworking, a tela bloqueia sozinha após poucos minutos de inatividade e nenhum papel com dado de paciente fica visível sobre a mesa entre uma sessão e outra?

4. WhatsApp e comunicação

Você usa o WhatsApp só para o que é agenda (marcar, remarcar, lembrete), sem enviar evolução de sessão, laudo ou foto de anotação pelo mesmo canal? Misturar comunicação informal com conteúdo clínico é um dos padrões mais comuns entre consultórios que tiveram um incidente pequeno.
Se compartilha um caso em supervisão clínica ou grupo de estudo, o relato está anonimizado o suficiente para que o paciente não seja identificável? "Só entre colegas" não dispensa cuidado com dado sensível.
Se cola trechos de sessão numa ferramenta de IA de uso geral (não pensada para registro clínico) para redigir ou resumir uma anotação, você sabe para onde esse texto vai e por quanto tempo o provedor retém? É um risco diferente de usar um sistema com responsabilidade contratual clara sobre aquele dado.

5. Incidentes e vazamento

Você tem, mesmo que informal, um plano de três passos escrito para o caso de um vazamento (celular roubado, pasta exposta por engano, prontuário enviado ao paciente errado)? Ter isso definido antes de precisar é a diferença entre agir rápido e travar no pânico.
Esse plano inclui avisar o paciente afetado, independente de a comunicação à ANPD ser obrigatória no caso concreto? Um paciente tem o direito de saber que o registro da própria terapia foi exposto.
Você sabe que a gravidade do incidente (quantos dados, quantas pessoas, quanto tempo ficou exposto) é o que determina se existe dever de comunicar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados? Não é toda falha pequena que gera esse dever, mas dado de saúde mental tem um limiar de risco mais baixo do que um vazamento de e-mails de marketing.

6. Direitos do paciente

Existe um canal claro (um e-mail, por exemplo) para o paciente pedir uma cópia do prontuário ou perguntar por quanto tempo os dados dele ficam guardados? Esse canal continua obrigatório mesmo quando não há um encarregado formal.
Você sabe que, como agente de tratamento de pequeno porte, provavelmente está dispensada de indicar um encarregado de dados (DPO) formal pela Resolução CD/ANPD nº 2/2022? A dispensa existe, mas não elimina o dever de manter um canal de contato ativo para o paciente.
Você tem um prazo de retenção definido por escrito, aplicado igual a todos os pacientes, com registro de quando e como um prontuário antigo foi descartado? Guardar tudo para sempre "só por garantia" não é uma posição mais segura, é o oposto: mais tempo de dado sensível armazenado é mais superfície exposta a um eventual incidente.

O que fazer primeiro

Se a lista inteira parece grande demais para uma tarde, comece por estes três:

Escreva uma linha de transparência no contrato terapêutico ou na anamnese sobre como os dados do paciente são tratados. Resolve a lacuna mais comum de consentimento e é a mais rápida de fechar.
Ative senha própria (sem compartilhar com ninguém) e autenticação em duas etapas em toda ferramenta onde o prontuário vive: e-mail, nuvem, sistema de gestão clínica. Resolve a maior parte do risco de armazenamento de uma vez.
Defina e escreva um prazo de retenção, mesmo que simples, e aplique o mesmo prazo a todos os pacientes. É o item que mais frequentemente não existe em consultório solo, e o que mais reduz exposição a longo prazo.

Ferramentas de gestão clínica ajudam a operacionalizar boa parte desses pontos sem que você precise construir cada controle manualmente. O Sessão, por exemplo, guarda o registro de sessão de forma centralizada, com controle de acesso e trilha de edição, mas a decisão sobre o que registrar, por quanto tempo manter e como responder a um paciente que exerce um direito de acesso continua sendo sua, como controladora.