Glosa: os códigos de glosa mais comuns para psicólogos e como evitar cada um

11 de jul.9 min de leitura

Quando uma guia volta glosada, a operadora não escreve "não vamos pagar" sem justificativa. Ela aponta um código específico, tirado de uma tabela oficial do Padrão TISS da ANS chamada Tabela de domínio nº 38, a "terminologia de mensagens: glosas, negativas e outras". Cada código descreve exatamente qual defeito a operadora enxergou: carteirinha vencida, assinatura faltando, CID em branco, quantidade acima da autorizada. Saber ler esse código é o primeiro passo para não repetir o erro na competência seguinte.

Este texto reúne os motivos de glosa que mais pesam na rotina de um psicólogo credenciado que atende psicoterapia individual, organizados nas três famílias que a própria tabela e o mercado usam: administrativa, técnica e contratual. Para cada um: o código, o nome oficial, o que dispara isso especificamente numa sessão de psicoterapia, e o hábito que evita.

As três famílias de glosa, e por que a categoria importa

Administrativa é defeito formal de preenchimento: dado errado, campo em branco, assinatura faltando. É a categoria mais sob o seu controle, porque nenhuma delas depende de julgamento clínico da operadora, só de conferência antes de enviar.

Técnica envolve autorização prévia, CID e quantidade de sessões. Parte dela ainda está ao seu alcance (preencher o campo certo, guardar a senha), parte depende do sistema da operadora (ela pode revogar uma senha depois de emitida, e isso você só descobre quando a glosa chega).

Contratual é divergência de valor contra a tabela negociada no seu credenciamento. Normalmente é um problema de cadastro (o seu sistema ainda usa um valor antigo), não de conduta.

Por que vale conhecer as três: o formulário padrão de contestação, a Guia de Recurso de Glosas da ANS, exige que você aponte se está contestando o protocolo inteiro ou uma guia específica, e dá 150 caracteres para a sua justificativa por item. Uma justificativa que já nomeia o código certo ("a carteira apresentada estava vigente na data do atendimento, código 1017 não se aplica") tem mais chance de ser acatada do que uma alegação genérica.

Antes de entrar código por código: o código do procedimento (TUSS) que você lança na guia não é escolha livre, é o que consta no seu contrato de credenciamento; há mais de uma opção vigente na tabela da ANS para sessão de psicoterapia individual, e usar a errada para a operadora errada também gera glosa. O guia de preenchimento da SP/SADT trata disso campo a campo, incluindo esse ponto do código TUSS.

Glosas administrativas: o que mais aparece

1001 e 1017: carteira do beneficiário

1001, número da carteira inválido, e 1017, data de validade da carteira vencida, são as duas primeiras coisas que a operadora confere e as duas mais fáceis de errar num dia cheio: um dígito trocado ao digitar o número, ou uma sessão lançada com uma carteira que já não estava mais vigente na data do atendimento. O hábito que evita: conferir a carteira (número e validade) contra o cadastro atual do paciente a cada sessão, não só na primeira consulta. Planos trocam de número de carteira com frequência maior do que se imagina.

1314 e 1319: assinatura faltando

1314, guia sem assinatura e/ou carimbo do credenciado, e 1319, guia sem assinatura do assistido, são glosas de fechamento: a guia foi preenchida certo, mas alguém esqueceu de assinar. No formulário SP/SADT isso aparece duas vezes, na assinatura de conferência do fim da guia e, se a sessão está lançada num bloco de tratamento seriado, também linha a linha de cada data executada. O hábito: tratar a assinatura como parte do atendimento, não como um passo administrativo posterior. Se o paciente sai sem assinar, a sessão fica pendente até a próxima vez que ele aparecer, o que é exatamente o tipo de "depois" que não chega.

1317: guia sem data do atendimento

1317 é o campo de data em branco. Parece improvável até acontecer: guia gerada em lote, campo copiado de um modelo anterior, data que não foi atualizada. É defeito de checklist, não de sistema: confira, guia por guia, que a data de execução bate com o dia real da sessão antes de fechar o envio.

1702: cobrança em duplicidade

1702, cobrança de procedimento em duplicidade, acontece quando a mesma sessão (mesmo paciente, mesma data, mesmo procedimento) é enviada duas vezes, geralmente porque uma guia foi reenviada por engano depois de uma correção, sem que a original tenha sido cancelada. O hábito: manter um controle simples (uma planilha ou o próprio sistema de gestão) de quais guias já foram enviadas naquele mês, para não duplicar ao corrigir.

Glosas técnicas: autorização, CID e quantidade

1403 e 1414: senha de autorização

Quando a operadora exige autorização prévia para psicoterapia, ela emite uma senha com prazo de validade. 1403 é a senha que ficou em branco na guia porque a autorização não foi solicitada ou o número não foi anotado. 1414 é a senha que existe, mas venceu antes da data da sessão. Se a sua operadora autoriza por bloco de sessões (por exemplo, dez sessões de uma vez), o hábito é registrar a data de validade daquela senha junto com o paciente no seu prontuário administrativo, e não lançar sessão nenhuma depois que ela vence sem renovar antes.

1508 e 1509: código CID

1508, código CID não informado, e 1509, código CID inválido, são os dois lados do mesmo campo: em branco, ou preenchido com um código que não existe na tabela CID-10 vigente. Vale uma distinção que a guia SP/SADT padrão não deixa óbvia: o campo de indicação clínica da guia é texto livre, não um campo numerado de CID, mas quando a operadora pede o CID em algum ponto do fluxo (na autorização prévia, por exemplo), a exigência ética é transmitir apenas o necessário para justificar o procedimento, não o conteúdo da sessão. Esse limite entre o que cabe informar e o que é sigilo profissional está detalhado em sigilo profissional, LGPD e o que passa pro convênio.

1408 e 1409: quantidade acima da autorizada ou da coberta

Desde agosto de 2022, a ANS deixou de impor um piso numérico de sessões de psicoterapia por ano (a antiga regra de dezoito sessões mínimas foi revogada pela Resolução Normativa ANS nº 541/2022); a cobertura passou a ser sem limite numérico, conforme a prescrição do profissional assistente. Isso não elimina a glosa de quantidade: 1408 e 1409 disparam quando o número de sessões executadas passa da quantidade que a própria operadora autorizou (ou cobre) naquele plano específico, um limite que agora é definido pelo contrato e pela autorização da operadora, não por uma regra fixa da ANS. O hábito: acompanhar, por paciente, quantas sessões já foram autorizadas e quantas já foram executadas, para saber quando é hora de pedir renovação antes, não depois, de estourar o saldo.

Glosa contratual: quando o valor não bate com a tabela

1714 e 1715: valor divergente da tabela

1714 (valor superior) e 1715 (valor inferior ao valor de tabela) acontecem quando o valor lançado na guia não corresponde ao que consta na tabela de honorários negociada com aquela operadora. Na prática, isso costuma ser desatualização: o consultório reajustou seus valores particulares, ou a operadora reajustou a tabela de convênio, e o sistema de faturamento ainda está com o número antigo. O hábito: manter a tabela de valores por operadora atualizada num único lugar, e nunca digitar o valor da guia de memória.

Checklist antes de enviar

Uma conferência rápida antes de fechar o envio, cobrindo as glosas mais comuns:

Carteira do paciente: número certo, validade em dia na data da sessão (evita 1001, 1017).
Assinaturas: sua e do paciente, incluindo cada data se a guia é de tratamento seriado (evita 1314, 1319).
Data do atendimento preenchida e correta (evita 1317).
Essa guia já foi enviada antes? Confira antes de reenviar após uma correção (evita 1702).
Senha de autorização, se exigida: número lançado e dentro da validade na data da sessão (evita 1403, 1414).
CID informado, quando exigido, e limitado ao necessário para justificar o procedimento (evita 1508, 1509).
Saldo de sessões autorizadas: ainda há saldo para essa sessão? (evita 1408, 1409).
Valor lançado confere com a tabela vigente daquela operadora (evita 1714, 1715).

Quando a glosa chega mesmo assim

Nem toda glosa é evitável na hora de gerar a guia; algumas só aparecem depois, do lado da operadora (uma senha cancelada após emitida, por exemplo). Para essas, o caminho é o recurso de glosa, o formulário padrão da ANS em que você contesta o protocolo inteiro ou uma guia específica.

O prazo para isso não é fixado pela ANS em dias corridos, é definido pelo seu contrato de credenciamento: a Resolução Normativa ANS nº 503/2022, no artigo 14, exige que o contrato entre operadora e prestador estabeleça expressamente os casos de glosa, os prazos de contestação e de resposta, e o prazo de pagamento quando a glosa é revertida; o parágrafo único do mesmo artigo determina que o prazo para você contestar tem que ser igual ao prazo que a operadora tem para responder. Vale conferir essa cláusula no seu contrato: alguns manuais de operadora citam janelas de 30 a 60 dias como praxe de mercado, mas isso não é um número fixo pela ANS, é o que está escrito no seu contrato específico.

Preencher a guia com esse checklist não substitui o registro clínico que sustenta o tratamento por trás dela. Se você quer revisar o que precisa estar no prontuário, este guia do que registrar cobre essa outra metade, e o guia de preenchimento da SP/SADT volta ao assunto campo a campo, incluindo o ponto do código TUSS.

Fontes

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