Retenção do prontuário psicológico: o que o CFP exige além do prazo básico de 5 anos

Você já sabe que o piso de guarda do prontuário psicológico é de 5 anos, contados a partir do último registro. Esse número resolve a maior parte das dúvidas do dia a dia. Mas ele não resolve três situações que aparecem com regularidade na prática clínica: o paciente que você atendeu era criança ou adolescente na época, você está encerrando o consultório (ou pensando no que aconteceria se não pudesse mais atender), e um paciente pede, com base na LGPD, que seu prontuário seja apagado antes do prazo.

Nenhuma dessas três situações é coberta pela regra geral de 5 anos sem ajuste. Este artigo trata especificamente delas, com a fonte de cada afirmação e, onde a própria fonte normativa é omissa, dizendo isso com todas as letras, em vez de apresentar uma interpretação como se fosse regra fechada.

O piso, em uma frase, para quem chegou direto aqui

A Resolução CFP nº 001/2009, Art. 4º, §1º, fixa o mínimo de 5 anos de guarda do registro documental, contados, segundo a orientação do próprio CFP, a partir do último registro feito no prontuário. A Resolução CFP nº 006/2019, Art. 15, caput, repete o mesmo piso e deixa explícito que ele vale tanto para prontuário físico quanto digital. Se você ainda não decidiu se aplica esse piso ou o marco de 20 anos da Lei 13.787/2018 ao seu consultório, o artigo 5 anos ou 20 anos? O prazo real de guarda do prontuário psicológico resolve essa dúvida especificamente. Este artigo parte do piso já esclarecido e trata das exceções.

Quando o paciente era menor de idade: o prazo não conta do jeito que você imagina

Nenhuma resolução do CFP diz, no seu próprio texto, qual prazo de guarda se aplica ao prontuário de um paciente que era criança ou adolescente durante o atendimento. Essa lacuna é real, não uma omissão deste artigo. A única orientação encontrada vem do Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, publicado pelo CFP em novembro de 2025, que constrói um raciocínio a partir de três normas diferentes (Código Civil, Código Penal e Estatuto da Criança e do Adolescente) para chegar a uma conclusão prática. O próprio manual descreve isso como algo que "tem sido interpretado", não como uma regra fechada:

"o prazo de 5 anos de guarda não deve ser tomado como parâmetro para crianças e adolescentes... tem sido interpretado como exigindo a preservação das informações até a maioridade da criança (18 anos completos), momento em que passam a incidir os demais prazos definidos na legislação."

Na prática, isso significa: se o seu paciente tinha, digamos, 14 anos no último registro do prontuário, o prazo mínimo de 5 anos não começa a contar em cima daquele registro. Ele fica suspenso até o paciente completar 18 anos; a partir daí, nas palavras do próprio Manual, "passam a incidir os demais prazos definidos na legislação". Qual prazo exatamente retoma a contagem (o piso de 5 anos, o de 20 anos da Lei 13.787/2018, ou prazos prescricionais da legislação civil) é algo que o Manual não especifica, então na dúvida trate o cenário mais conservador com seu CRP ou advogado. Um prontuário de um paciente de 14 anos, portanto, pode precisar ficar guardado por bem mais do que 5 anos contados do último atendimento, simplesmente porque o relógio começou a correr mais tarde.

Vale ser direto sobre o que isso é e o que não é. É uma interpretação do CFP, publicada oficialmente e com base num raciocínio jurídico razoável, não uma invenção. Não é, porém, texto de uma resolução vigente, com força normativa própria e inequívoca, então não existe hoje uma penalidade prevista no próprio texto de uma resolução especificamente para quem não seguir essa leitura. Isso não é motivo para ignorá-la: é a orientação mais atual e mais bem fundamentada disponível, e é a que qualquer fiscalização do CRP provavelmente vai usar como referência. Na prática, a recomendação é simples: se você atende ou já atendeu pacientes menores de idade, registre a data de nascimento no prontuário (se ainda não registra) e não trate o prazo de guarda desses casos como "5 anos a partir da última sessão" sem verificar antes se o paciente já é maior de idade.

Se você fecha o consultório, muda de profissão ou falece

Essa é uma pergunta que a maioria dos psicólogos só se faz quando já é tarde para se organizar com calma, e ela tem resposta normativa direta: o Código de Ética Profissional do Psicólogo, no Art. 15, obriga o psicólogo a zelar pelo destino dos seus arquivos confidenciais em caso de interrupção do trabalho, "por quaisquer motivos". A regra se divide em dois casos, dependendo se existe um psicólogo substituto ou se o serviço é extinto, e no caso de morte ou doença incapacitante a orientação do CFP direciona a família a buscar o Conselho Regional de Psicologia, não a decidir sozinha o que fazer com os arquivos.

Como esse tema tem profundidade própria (quem assina a transferência, o que fazer sem substituto, o que o CRP faz na prática), ele está tratado com mais detalhe no artigo Prontuário do paciente: o que fazer quando você se aposenta, adoece ou falece. O ponto que interessa aqui é só este: encerrar o consultório não elimina a sua responsabilidade pelo destino do prontuário, e não existe uma regra específica que zere ou reinicie o prazo de guarda nesse momento. O prazo continua correndo (ou suspenso, no caso de paciente menor de idade) independentemente de quem estiver com a custódia física ou digital do arquivo.

O que a LGPD realmente permite um paciente pedir

Aqui mora a dúvida mais comum, e a resposta tem duas camadas que costumam ser confundidas.

Primeira camada: um paciente pode pedir a exclusão do prontuário antes do fim do prazo de guarda do CFP? A Lei nº 13.709/2018 (LGPD), Art. 16, caput e inciso I, autoriza a conservação de dados pessoais além do necessário quando isso serve ao "cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador". A obrigação de guarda da Resolução CFP nº 001/2009 é exatamente esse tipo de obrigação. E o Art. 18, inciso VI, que lista o direito do titular à eliminação de dados tratados com consentimento, traz a ressalva de forma explícita: "exceto nas hipóteses previstas no art. 16 desta Lei". Ou seja, a própria LGPD prevê essa exceção por nome. Um pedido de exclusão de um paciente, dentro do prazo mínimo de guarda que o CFP exige, não obriga você a apagar o conteúdo clínico do prontuário. Isso não é uma leitura livre, é o texto dos dois artigos lidos em conjunto.

Segunda camada, mais sutil: e a anonimização? O Art. 18, inciso IV da LGPD dá ao titular o direito de pedir "anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade" com a lei. Isso parece abrir uma porta: se você não pode apagar, poderia pelo menos desvincular o prontuário da identidade do paciente? Aqui a resposta não vem de nenhum artigo isolado, é um raciocínio que cruza duas exigências que correm ao mesmo tempo. A Resolução CFP nº 001/2009, Art. 4º, §2º, exige que o registro documental fique disponível para os Conselhos de Psicologia "como meio de prova idônea", e a própria Resolução CFP nº 001/2009, no Art. 5º, II, garante ao usuário o acesso integral às informações registradas em seu prontuário. Um prontuário verdadeiramente anonimizado, no sentido que a LGPD dá ao termo (Art. 12: um processo que não pode ser revertido por meios próprios nem com esforços razoáveis), deixa de servir para as duas coisas ao mesmo tempo: não serve mais como prova identificável numa eventual fiscalização, e o próprio paciente perde a capacidade de reconhecer aquele registro como seu.

Este ponto específico é uma interpretação deste artigo, não uma regra escrita em algum lugar de forma explícita: nenhuma norma proíbe literalmente a anonimização durante o prazo de guarda, mas a anonimização de verdade, durante esse período, entra em conflito prático com duas outras obrigações que valem ao mesmo tempo. Depois que o prazo mínimo de guarda termina, essa tensão desaparece: a Lei nº 13.787/2018, Art. 6º, §3º, inclusive exige que, ao eliminar um prontuário, o processo preserve a intimidade e o sigilo do paciente, o que abre espaço legítimo tanto para descarte seguro quanto para anonimização, se você preferir manter algum registro estatístico ou de pesquisa depois de encerrado o prazo obrigatório.

Se você quer o checklist mais amplo de conformidade LGPD para consultório solo, do consentimento à resposta a incidente, ele está no artigo LGPD no consultório de psicologia: o checklist para quem atende sozinho.

Orientação prática de armazenamento

Juntando os três pontos acima em algo aplicável:

• Registre a data de nascimento de cada paciente no prontuário, se ainda não registra. É o único jeito de saber, para um paciente que já foi menor de idade, se o prazo de guarda já começou a correr.
• Não conte o prazo de guarda de um prontuário de paciente que ainda é menor de idade a partir do último atendimento. Conte a partir da data em que ele completa (ou completará) 18 anos.
• Se um paciente pedir a exclusão do prontuário antes do fim do prazo mínimo de guarda, você pode recusar com base legal (LGPD Art. 16, I c/c Art. 18, VI), mas vale registrar o pedido e a resposta dada, para não depender da memória se a questão voltar a aparecer.
• Não trate anonimização como alternativa à guarda íntegra do prontuário enquanto o prazo mínimo não tiver terminado. Depois que o prazo termina, aí sim anonimizar ou descartar com segurança são opções igualmente válidas.
• Se você é o único responsável pelo consultório, deixe uma instrução escrita (mesmo que informal) sobre o que fazer com os prontuários em caso de afastamento ou impossibilidade de continuar atendendo. O Código de Ética não exige um documento formal para isso, mas a ausência de qualquer instrução é o que mais complica a vida de quem precisa lidar com o arquivo depois.

No Sessão, a data de nascimento e a data de cada registro ficam associadas ao prontuário do paciente desde o início, o que evita ter que reconstruir manualmente, anos depois, quando um prazo de guarda específico começou (ou deveria começar) a contar.

O resumo que vale guardar

O piso de 5 anos é o ponto de partida, não a resposta completa. Para um paciente que era menor de idade, o prazo relevante começa na maioridade, não no último atendimento, com base numa interpretação do CFP, não numa resolução com essa letra explícita. Encerrar o consultório não muda o prazo de guarda nem transfere a responsabilidade automaticamente, exige uma ação sua (ou, na sua ausência, do CRP). E a LGPD, ao contrário do que parece à primeira leitura, não dá ao paciente o direito de forçar a exclusão antes do prazo mínimo de guarda, embora abra espaço real para anonimização e descarte seguro depois que esse prazo passa.

Fontes

• Resolução CFP nº 001/2009 (texto integral)
• Resolução CFP nº 06/2019 (Diário Oficial da União)
• Código de Ética Profissional do Psicólogo (anexo à Resolução CFP nº 010/2005)
• Lei nº 13.709/2018, LGPD (Planalto)
• Lei nº 13.787/2018 (Planalto)
• Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, CFP, 1ª ed., 2025